Evenement:AG 2013

Ordre du jour

 * Bilan de l'année by sid
 * Elections du nouveau mainteneur
 * UrLab à la conquête du monde \o/ (moderated by hsteak)

Si on a beaucoup de monde, le local K.3.401 est réservé de 18h à 22h

Bilan
Version papier détaillée: http://urlab.be/File:Year_0.pdf

On a une super communauté, bravo à tout le monde ! Niveau finances on se débrouille assez bien, le compte est à un assez beau niveau et on a un budget annuel assez impressionnant d'approximativement 5000€. On a enfin un compte en banque sur lequel va être versé l'argent du fosdem et du printemps des sciences.

Au niveau des événements, on est vachement bien partis, si on ne compte pas les techwednesday, on a fait 15 events sur notre première année d'existence.Nos SmartMondays et nos workshops font salle comble et attirent un bon nombre d'externes.

Le point faible, pour l'instant, ce sont les projets, on a encore peu de choses à montrer, certains projets capitaux comme la reprap avancent trop lentement et les gens manquent de temps pour finir leurs projets personnels. En gros, peut mieux faire.

L'infrastructure par contre, elle s'est bien développée, on est ouverts quasi tous les jours pendant quasi toute la journée (il faudrait penser à faire des stats, ça peut-être sympa). Les locaux ont été bien aménagés, décorés, nettoyés, on a du bon nain ternète, du bon matériel en suffisance,… Le petit bémol est peut-être un manque de place.

Au niveau du networking, on a commencé à avancer, on tisse des liens avec le HSBXL, on va chez eux, ils viennent chez nous. On a des supers liens avec le DI grâce (entre autres ) à keccak qui est un super début et qui a fait très bonne impression et on commence aussi à tisser des liens avec les labos de polytech.

Elections
Le vote a été fait à main levée parce que personne n'y était opposé et Nikita été elu "aussi dignement qu'un président d'une république bannanière" avec 94% des voix :) Pour fêter ça il a mis un bac. Il nous reste donc à organiser la cérémonie du passage de la Hache du Mainteneur qui se fera très probablement au BBQ (teasing !)

Conquête du monde
Les deux premières parties ont été assez rapidement couvertes pour parler de la partie la plus intéressante et la plus importante : le futur de UrLab ! Le hackerspace n'étant absolument pas basé sur une hiérarchie, tout le monde à le droit de participer et on a donc demandé à tout le monde de s'exprimer. (Pour ne pas faire durer le débat, on a décidé d'accorder 2 min de parole à chacun, une personne à la fois et en faisant un tour de table )

Il en est ressorti un set de sujets :
 * Il nous faut de la visibilité, des choses à montrer comme des projets et des event à haute visibilité (vers l'extérieur, workshop grand public)
 * Manque de place. Faut-il chercher des locaux, ré-aménager les nôtres ?
 * Manque de polytechniciens. Ce sont eux les plus proches du 131 et ils ont des intérêts en commun avec nous, pourquoi y en a-t-il si peu ?
 * Il faudrait s'étendre à l'ULB en entier, pas que polyech et info. On est sur que les chimistes, biologistes, physiciens et tout les autres ont des choses à nous apporter
 * On manque de communication. Il faut faire plus de pub, pourquoi pas ouvrir un blog, faire des pull UrLab ?
 * Les statuts paraissent poser problème à certains, faut-il les modifier ?
 * Une idée pour améliorer notre visibilité serait d'acheter/trouver une caméra pour filmer nos projets/conférences/workshops
 * Beaucoup de projets n'aboutissent pas, ou lentement, faudrait-il proposer de l'encadrement ?
 * Les workshops commencent à saturer (~25 personnes au dernier) est-ce qu'il faudrait changer leur forme ? (et aider le speaker dans ce changement)
 * Le hackerspace est une énorme mine de connaissances, tout le monde connait plein de sujets variés mais on est pas au courant de tout. Idée de cataloguer cette connaissance pour mieux la partager
 * Les mercredis commencent à saturer en place. Pourquoi pas avoir un autre jour d'ouverture fixe pour diluer la densité de population ?
 * Le wiki est loin d'être fini, n'est pas utilisé à sa pleine capacité et est peu attrayant.

Chaque sujet s'est ensuite vu attribuer un timer maximum de 5 minutes, voici ce qu'il en est ressorti:

Projets
Un nouveau processus est aussi proposé : en parler à chaque réunion pour voir l'avancement et lever les problèmes éventuels. Malheureusement, parler de tous les projets en réunion pourrait prendre du temps et il y a de fortes chances que le facteur bloquant ne soit pas technique mais humain : les gens n'on pas le temps, il faut peut-être donc faire ça sous un autre format. Le mainteneur n'aura probablement pas le temps de tout suivre, AlterSid se propose pour bootstraper la gestion de/soutien aux projets dès septembre (de manière optionnelle évidemment, on ne va forcer personne) et passera la main à une autre personne si une telle personne se présente (peut-être le futur Goldorak ?) L'idée est d'arriver à faire changer la mentalité et d'arriver à ce que les gens se sentent responsables de leurs projets et les mènent à bien. Un consensus se crée aussi pour dire que si un projet "important" aux yeux du HS est immobilisé, on peut "forcer" ceux qui ne s'en occupent pas à passer la main à d'autres plus motivés pour relancer le projet.

Workshops
Il va peut-être falloir envisager de scinder les workshops en 2 : une première intro avec tout le monde, puis séparation du groupe en 2 (avec un speaker/un aide par groupe) pour limiter le nombre de personnes que le speaker doit gérer. Une autre idée (compatible avec la première) serait de fixer des objectifs finaux en début de scénace *scéance pour structurer le workshop, motiver les gens et donner un but à la journée/soirée. Titou s'occupera d'aider les speakers à réformer les workshops avec les speakers.

Wiki/incubateur
Une de solutions techniques envisagées est de faire une install hybride mediawiki/django dans un premier temps et puis petit à petit de se débarrasser de mediawiki (mais pas de la philosophie wiki). Il y aura surement besoin d'aide. Il faudra aussi pousser le membres à plus utiliser le wiki (ça peut passer par une meilleure doc de l'outil+, et une mini formation lors de l'arrivée d'un nouveau membre (qu'il comprenne l'importance du profil utilisateur, des formes de projets, de la documentation ..) - Haxe s'occupera de l'incubateur et du site pendant les vacances pour améliorer son set de fonctionnalités. (note : il nous faut une partie privée)

Events
Il faut qu'on soit plus visibles : il faut des photos et des vidéos. Les SmartMondays commencent à devenir connus *connu? et à attirer du monde, il faut continuer comme ça et grandir mais il faut aussi organiser d'autres événements auxquels les membres seraient plus tentés de participer (pour l'instant, la plus part *plupart des speakers sont sortis de l'unif). Une idée serait d'organiser des barcamps ou un truc du genre. Une autre idée d'events à organiser serait de faire des soirées/journées de hack à thème ou *où on travaillerait tous ensemble sur un projet (ex : bosser sur pamela, fabriquer une sations *station météo pleine de capteurs pour UrLab, whatever) Il faudrait aussi organiser plus d'autres grands events comme keccak (tout en ne pas que ça *tout en faisant attention de ne pas trop en faire car, on risquerait +potentiellement de perdre bcp d'énergie là dedans) Il va aussi falloir changer le locaux pour les événements, la rotule s/commence à être/étant désormais trop petite + pour caser tout le monde. Ca tombe bien, on compte migrer dans le bâtiment K.

Statuts
Ce n'était pas le moment d'en discuter + mais on a remarqué que certains souhaitaient lancer un groupe de réflexion sur ce point. Titou va organiser des agoras pour en débattre puis le résultat sera proposé (2 semaines à l'avance min.) et voté en AG/réunion

Ressources physiques/locaux
Il va falloir commencer par rendre nos locaux encore plus attrayants. Je lancerai un appel pour rénover pendant les délibés, quand tout le monde aura du temps. Il va aussi falloir commencer à effectuer un travail de fond pour trouver des nouveaux locaux parce que ça va nous prendre du temps. s/Est-ce qu'on ferait un nouveau rôle ? Un volontaire ?/AlterSid propose de créer un nouveau rôle non officiel de "growth hacking", dont le but serait de travailler spécifiquement sur ce genre de projet visant à la croissance du hackerspace et se propose pour cela à partir de Septembre.

Communication
Il y a un gros coup de pub à jouer en début d'année pour recruter des nouveau membres. Il va donc falloir mettre un gros coup pour la JANE&co. Il nous faut des pulls. Pourquoi pas faire du public hacking (par exemple au foyer) pour attirer l'attention ? On a la chance d'avoir des étudiants en journalisme qui s'intéressent fort+ement au HS, c'est l'occasion de faire un spot video par exemple. Il faut aussi publier dans des journaux/médias étudiants (Hérésie/ACE, Lapige.be/RadioCampus) Il nous faut aussi un process le plus automatisé possible pour faire de la propagande : scripts automatiques pour générer des affiches, poster sur les ML, etc Il faut aussi plus de communication avec les autres associactions/services/département compatibles avec nos objectifs. Il faudrait commencer un carnet d'adresse pour que ça ne se perdre pas d'une génération à l'autre. Steack se porte volontaire pour faire des delegs et maintenir le carnet d'adresse pour lancer le mouvement dès septembre

Camera/Photo
Filmer et prendre des photos peut poser des problèmes de vie privée. Il faudra veiller à prévenir et demander au gens de s'adapter/se cacher. (voire spécifier sur la proposition de conf une case, accepter vous d'être filmé/photographier) On va commencer par faire des tests avec du matos emprunté et si jamais ça s'avère concluant on peut envisager acheter le notre. (note : faire attention au vol, c'est du matos cher)

Plus de polytech
Le problème à l'air de venir du fait que on a pas un noyau assez grand de gens de polytech chez nous. La réputation passe fort de bouche à oreilles. Une idée serait de relancer l'idée de concours de projet. Il va aussi falloir faire beaucoup de pub via la fac, la JANE et le BEP.

Horaire
On commence à saturer niveau place les mercredis, il faudrait donc créer une nouvelle routine un autre soir et pourquoi pas les midis pour un peu diluer l'afflux. Il faut aussi faire un horaire pour prédire l'ouverture du 131 (pourquoi pas lier ça à pamela ?)

De l'usage des mailings list
Les mailing-list vont être réformées : - hackulb@cerkinfo.be deviendra uniquement une ml d'annonces (avec une modération pour empêcher les posts involontaires et un reply-to : urlab-discussions@cerkinfo.be - urlab-discussions@cerkinfo.be vient d'être créée et est ouverte à tous. Elle servira à héberger les discussions sans polluer hackulb pour pas que les gens moins impliqués aient envie de se désinscrire et à réagir aux posts dans hackulb. Note : tous les membres en ordre de cotisation s'y font abonner automatiquement à l'instant (mais vous pouvez vous dé-abonner si vous voulez) - urlab-administratif@cerkinfo.be : est réservée aux membres en ordre de cotisation et sert de channel privé pour les infos sensibles.

mot de la fin de notre nouveau mainteneur
Pour finir, j'aimerais remercier tout ceux qui ont aidé à rédiger le PV via le pad, hsteak d'avoir si bien modéré l'AG et surtout AlterSid avoir été un si bon mainteneur pendant presque 2 ans ! Et merci à vous tous d'être là, une hackerspace vit par ses membres, c'est grâce à vous qu'on en est arrivés là et qu'on continuera à avancer dans le futur :)

See ya soon and long live UrLab !

C4